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一、檔案室的交接
1、檔案室交接時(shí),首先檔案管理人員要整理好檔案室內(nèi)的檔案建立檔案交接表。
2、交接人與接收人要逐一清點(diǎn)核實(shí)檔案,然后再檔案交接表上雙方簽字。
3、接收人要熟悉檔案室內(nèi)的所有檔案分布情況。
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二、檔案的交接
1、歸檔資料:歸檔資料少時(shí)需由交檔人填寫(xiě)《檔案交接記錄》,登記好時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等相關(guān)信息。數(shù)量多時(shí)除了要填寫(xiě)《檔案交接記錄》,同時(shí),還要向檔案管理人員提供交接檔案的詳細(xì)目錄(紙質(zhì)版、電子版)。
2、檔案管理員進(jìn)行檔案資料的確認(rèn),經(jīng)雙方核實(shí)認(rèn)可后,交接雙方相互簽字確認(rèn)。
3、檔案管理員根據(jù)歸檔資料的類別進(jìn)行存檔,并建立書(shū)面和電子檔案目錄。
4、各類檔案要按類別、用途分別存檔,整理出書(shū)面及電子目錄,便于管理和查閱。
5、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。熱敏紙傳真件和字跡易(或已嚴(yán)重)褪化的文件材料(用圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě))應(yīng)附上復(fù)印件。
三、日常管理
1、借閱人填寫(xiě)《檔案借閱登記表》,注明借閱檔案名稱、借閱理由及歸還期限。
2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。
3、所借檔案的復(fù)印件的`內(nèi)容僅供本次借閱事由涉及的用途,不得作為他用。
4、借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,注意安全和保密,嚴(yán)謹(jǐn)私自復(fù)印、抽卷、抽頁(yè)、涂改和污損。
5、檔案歸還:
1)檔案管理員要及時(shí)催促檔案借閱者按時(shí)歸還檔案,并在檔案歸還時(shí)嚴(yán)格檢查驗(yàn)收,保證檔案完好。
2)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等原件當(dāng)天借當(dāng)天還。
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6、做好檔案室的衛(wèi)生清潔,定期進(jìn)行通風(fēng),做好物品防潮、防腐、防蟲(chóng)、防火、防塵、防曬等工作。
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